今日は
サッチー先生です。
今日は「優先順位」についてお話をいたします。
皆さんは普段、色々な仕事を抱えて、限られた時間の中で働かれていることでしょう。
そこで、今やらなければならない仕事をどんどん消化して仕事を進めていることと思います。
仕事には、それぞれやり終えなければならない期限があって、業務内容によっては
その期限が緊急度の高いものから、比較的長めの期限があって緊急度の低いものなどあるでしょう。
さらに、重要度の高い業務もあれば、
やってもやらなくてもいいくらいの重要度の低いものもあるでしょう。
限られた時間の中で、仕事を終わらせるためには、効率よく仕事を進めることが求められます。
そのやり方の一つが、仕事に「優先順位」を付けることです。
例えば、お昼までに他部署へ出さなければならない書類の作成があって、
それとは別に、同じ部署の同僚にプロジェクトで進めているある業務の依頼をできるだけ早くして、
終業までにやればいい上司宛の確認メールの送信があったとします。
この場合、緊急度の低い上司への確認メールは後回しにして、
緊急度が高い他部署への書類の作成を先にするのか？
重要度の高い同僚への業務の依頼を先にするのか？
という問題が発生します。
正直なところ、書類の作成にどのくらいの時間がかかるのか？
同僚への業務の依頼はどのタイミングでするのがいいのか？
を総合的に判断して優先順位を付けねばなりません。
やり方は色々ありますが、
一つの考え方として、「自分より遠い人を待たせている業務を先に終わらせる」
という考え方があります。
この考え方に立った場合は、同じ部署の同僚への業務依頼を後回しにして
先に、他部署への書類を作成するという順番になります。
例：1
他部署への書類作成
同僚への業務依頼
上司への確認メール
まずこれが一つの優先順位の立て方です。
それとは別に、朝、所属部署内でのミーティングから仕事が始まる場合は
先に、同僚に業務を依頼することもできます。
その場合の優先順位は
例：2
同僚への業務依頼
他部署への書類作成
上司への確認メール
と、上記のように優先順位が変化します。
別の例として、上司から確認メールを午前中までに送って欲しいという
催促があったとすると、優先順位の立て方はガラリと変わってきます。
緊急度が高くなった上司への確認メールが先か？
他部署への書類作成が先か？
同僚への業務依頼が先か？
かなり難しいところですが、
先ほどの、「自分より遠い人を待たせている業務を先に終わらせる」
という考え方にたった場合は、
例：3
他部署への書類作成
上司への確認メール
同僚への業務依頼
の順番に変わります。
もし、同僚とのミーティングが朝一であるのであれば
例：4
同僚への業務依頼
他部署への書類作成
上司への確認メール
と変化することも考えられます。
こんな書き方をしていると
「じゃあ、一体どうすればいいんだよ。」
という声が聞こえてきそうです。
結論を言ってしまうと、状況に応じて優先順位は変わるものなので
一番効率よく、かつトラブルのない優先順位付けをまず行ってから仕事に取り掛かる
のがベストであり、ベターであると私は考えます。
ですので、優先順位を立てる場合は以下のことに注意しましょう。
緊急度の高さは？
重要度の高さは？
業務を終わらせるのにかかる時間はどのくらいか？
自分以外の人のスケジュールはどうか？
以上です。
これらのポイントを踏まえたうえで優先順位を立てると
よりよい優先順位を立てて、効率よく仕事を進めることが出来るはずです。
色々試してみてください。
本日は以上です。有難うございました。
また、次回のブログでお会いしましょう。